用 SeaTable 做知识产权行业项目管理

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对于在知识产权行业工作的朋友们来说，平时不免要涉及一些客户资料收集、每年年费提醒、费用计算等问题。当客户信息比较多时，我们用 Excel 来记录，一来往往会担心丢失，且在线同步并不方便；二来像日期提醒这样的需求也并不能在 Excel 中直接完成。因此，中小型知产公司则往往很难找到合适的工具来管理以上的诸项工作。那么在这里，我强烈给你推荐 SeaTable 这款新型表格协同办公软件。

作为新型的协同表格和信息管理工具，SeaTable 有很多实用的功能，比如丰富的列类型、各种插件、脚本、API、按钮、提醒规则等，可以帮我们简便而快捷地实现上述需求，大幅提高工作效率。

我们结合下图中的案例来进行讲解，其中包含三部分：

• 记录和发送客户信息
• 周期性事项提醒
• 费用计算

下面，我们就来看下如何运用 SeaTable 来快速处理知产工作中的日常事务。

记录并查看客户信息

记录客户信息

首先，你可以按照平时需要记录的客户信息，分别新建不同的列类型，比如管理编号、专利类型、申请日期等等；并且，你可以在新建列时，根据需记录信息的不同性质来灵活地选择 SeaTable 中的列类型。比如：

• 管理编号、提案编号、专利名称：使用文本类型，用于记录较短的文本内容。
• 专利类型：使用单选类型，单选列可以新建不同颜色的标签，点击单元格即可选择，非常方便。
• 客户邮箱：使用邮箱类型，邮箱列专门用于保存邮箱账号，可以点击右侧按钮直接打开本机邮箱进行编辑；也可以配合按钮列，一键发送本行记录到对应的邮箱。
• 申请日：使用日期类型，同样，点击单元格即可选择日期；并且配合配合公式列可以进行日期相关计算，使用提醒规则可以根据日期列发出通知。
• 客户经理：使用协作人类型，协作人列可以选择团队内的一个或多个成员来对某一行任务进行跟进。

我们建好基本列后，就可以填写一些客户数据了，填写完毕如下图。

发送客户信息

当我们将客户信息填写好后，有时需要发送给客户核对一遍。那么，你可以利用 SeaTable 的按钮列和邮箱列，在配置好第三方账户后，可一键发送行记录给客户，非常便捷。

周期性事项提醒

在知产工作中，总会有一些如年费截止日之类的，每年都要提醒的工作日期。那么，我们能不能在 SeaTable 中实现自动提醒呢？当然可以。

如下图，我们需要在每年的年费截止日之前，进行缴费提醒，那我们可以使用提醒规则这个功能来提前进行通知。

首先，我们需要新建公式列，判断今年是否已过申请日。如果没有，则需提醒缴费；如果已过申请日，则在下一年提前提醒。如下图，申请日 2021-07-02 还未到，因此今年仍然要提醒；而前三个日期都小于今天，表示已过申请日，所以为下一年提醒。

当我们设置好后，就可以设置提醒规则了。比如设置提前三个月进行提醒，那么就是提前 90 天，再勾选具体通知时间和通知人即可。

这样，到设定的提醒日期时，表格就会给发送通知给你；如果客户也需要被提醒的话，那么你点击按钮列按钮，一键发送行信息到客户邮箱就行了。

费用计算

对知产公司来说，专利的年费会因不同的专利年限、专利类型、费减比例的不同而不同。那么，我们就可以通过固定的规则来建立公式列，使不同客户的年费金额都可以被自动计算出来。因为不同的专利类型下，不同专利年限也有不同的报价。所以，我们根据具体报价先计算出一列基本的非减免价格，如下图：

接下来，可以根据 {费减比例} 列，再新建一列最终的 {年费金额} 列，用 {非减免}*{费减比例} 得出最后结果即可。如下图：

之后，我们只要在前面勾选专利类型，点选申请日及费减比例后，年费金额就会自动得出结果了，是不是很方便呢！

总结

通过上述的讲解，你应该了解了 SeaTable 的一些基本使用方法。对于知识产权公司来说，SeaTable 这样的表格型协同办公软件，很适合处理日常工作中繁多的资料和事务，定时提醒、按钮列发送到邮箱等功能可以更加高效地完成一些重复性较高的工作。另外，SeaTable 拥有操作日志、历史镜像、回收站等保证数据安全的设置，可以让大家更加放心地使用。欢迎前来体验哦。

Last modified by seatable, 2022-09-13